Dit is een concept. Het is nog niet door een jurist getoetst. De punten die nog moeten worden nagelopen staan in OPEN_VRAGEN.md (nr. 17) en zijn hieronder gemarkeerd met [na te gaan]. Deze verklaring gaat over de app van Datavoogd: aanmelden, inloggen, betalen en het gebruik van de werkruimte. Over de website datavoogd.nl gaat een aparte privacyverklaring op die website.
1. Wie is verantwoordelijk
Tsadiq & Tsur Beheer BV, handelend onder de naam Datavoogd. Contact: info@datavoogd.nl.
Voor de documenten en beschrijvingen die uw organisatie in de werkruimte voorlegt, is uw organisatie verwerkingsverantwoordelijke en Datavoogd verwerker. Daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst, niet deze verklaring. Deze verklaring gaat over de gegevens die Datavoogd zelf nodig heeft om de dienst te leveren.
2. Welke gegevens en waarvoor
Account en inloggen. Uw e-mailadres, uw functie als u die invult en de naam van uw organisatie. Daarmee maken wij een werkruimte aan en sturen wij een inloglink. Een inloglink is dertig minuten geldig en werkt één keer. Na het inloggen zet de app één cookie voor de sessie; die is dertig dagen geldig. De app plaatst geen andere cookies en gebruikt geen analytics.
Akkoord. Als u akkoord gaat met de voorwaarden en de verwerkersovereenkomst, leggen wij vast: uw e-mailadres, het tijdstip, het document, de versie en een vingerafdruk van de tekst. Zo is later aan te tonen waarmee is ingestemd.
Beslissingen. Als u in een rapport of wegwijzing een signalering bevestigt of afwijst, legt de app vast wie dat deed (de naam of functie die u invult), wat de beslissing was, de toelichting en het tijdstip. Dat is de audit trail van uw organisatie; die hoort bij de verwerking in opdracht van uw organisatie.
Betalen en facturen. Bij betalen met iDEAL handelt Mollie de betaling af. Datavoogd ontvangt het kenmerk en de status van de betaling, geen rekeninggegevens. Op een factuur staan de naam van uw organisatie en eventueel het e-mailadres voor facturen.
Kosten van het taalmodel. Per toets of concept legt de app het aantal verwerkte tokens en de geschatte kosten vast, zonder de inhoud.
Serverlogboeken. De hostingpartij legt IP-adres, tijdstip en opgevraagde pagina vast voor beveiliging en storingsopvolging. De app logt geen inhoud van documenten en geen bestandsnamen.
3. Grondslagen
Voorstel [na te gaan]:
- account, inloggen, akkoord, betalen: uitvoering van de overeenkomst met uw organisatie (art. 6 lid 1 onder b AVG), voor zover u namens uw organisatie handelt; anders het gerechtvaardigd belang van Datavoogd bij het leveren van de dienst (art. 6 lid 1 onder f AVG); - facturen: wettelijke bewaarplicht (art. 6 lid 1 onder c AVG); - serverlogboeken en kostenregistratie: gerechtvaardigd belang bij een veilige en betaalbare dienst (art. 6 lid 1 onder f AVG).
4. Hoe lang
- inloglink: dertig minuten; sessiecookie: dertig dagen; - account, akkoorden en beslissingen: zolang de werkruimte bestaat; na beëindiging levert Datavoogd de rapporten en beslissingen aan en verwijdert de werkruimte binnen dertig dagen; - facturen en betaalgegevens: zeven jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht; - serverlogboeken: dertig dagen [na te gaan bij de hostingpartij].
5. Wie verwerkt gegevens voor Datavoogd
- Fly.io: hosting, regio Amsterdam; - Mollie: betalingen; - een dienst voor het verzenden van e-mail met inloglinks [na te gaan: welke dienst en waar die verwerkt]; - een taalmodelleverancier voor het toetsen en opstellen. Echte documenten worden pas verwerkt als het taalmodel binnen de Europese Unie draait; tot die tijd werkt de app alleen met synthetische documenten.
Gegevens van de dienst en documenten van uw organisatie worden niet gebruikt om taalmodellen te trainen.
6. Uw rechten
U kunt inzage, rectificatie, wissing, beperking en bezwaar vragen, en een kopie van uw gegevens, via info@datavoogd.nl. Wij antwoorden binnen een maand. Gaat het om documenten of beslissingen van uw organisatie, dan verwijzen wij u naar uw organisatie als verwerkingsverantwoordelijke. U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
7. Wijzigingen
Een nieuwe versie van deze verklaring krijgt een nieuw versienummer. De vorige versies blijven op te vragen.